Os empresários ainda costumam se perguntar se ter um certificado digital é realmente necessário e quais os prejuízos de não tê-lo. Convém lembrar que, sem o certificado, as empresas ficam impedidas de enviar ao governo suas informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
Todas as empresas que seguem os regimes tributários de Lucro Real ou Lucro Presumido devem possuir um certificado digital, pois são obrigadas a emitir Nota Fiscal eletrônica. Ou seja, todo CNPJ que expede nota, nas operações de venda de mercadorias que têm a incidência do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços – ICMS, está obrigado a se certificar.
Além disso, a maioria das declarações pleiteadas pela Receita Federal do Brasil para as empresas tanto de Lucro Real quanto Presumido exigem a certificação. As empresas optantes pelo Simples Nacional que possuem mais de três empregados também têm que ter a ferramenta. Sem o certificado digital, impedidas de enviar ao governo informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, a empresa deixa de pagar tributos exigidos por lei. Ao não pagar os impostos devidos, fica sujeita a multas.
O que é certificado digital?
O certificado digital é a identidade digital da empresa ou pessoa física que permite assinar documentos com validade jurídica e fazer transações online com segurança. Ele foi criado para garantir a autenticidade das operações online e identificar pessoas físicas e jurídicas por meio de uma assinatura eletrônica.
Assim, fica muito mais fácil assinar documentos digitais, enviar obrigações ao governo e emitir todo tipo de documento oficial sem precisar da assinatura em papel ou reconhecimento de firma em cartório.
Se você emite nota fiscal eletrônica no seu negócio, é provável que já conheça o certificado digital, pois ele é obrigatório para boa parte das empresas que geram NF-e, NFC-e e NFS-e.
O que acontece se uma empresa obrigada não possui certificado?
Caso a sua empresa seja obrigada a obter um certificado digital e não o faça, a primeira consequência diz respeito à falta de regularidade junto ao Fisco.
As notas fiscais eletrônicas, por exemplo, não serão aprovadas e as declarações não serão enviadas corretamente. Isso vai gerar desvios de informações na contabilidade, fazendo com que o negócio fique irregular perante a fiscalização.
Isso também leva a multas e, portanto, ao aumento de gastos, já que, ao não enviar as declarações obrigatórias, a empresa também não paga os impostos devidos.
Como efeito secundário, a falta de um certificado pode diminuir a confiança dos clientes na empresa. Sem essa solução e com os problemas com o Fisco, a empresa pode dar a impressão de que sonegou impostos de maneira deliberada.
Quais são os tipos de certificado existentes?
Por mais que boa parte das empresas seja obrigada a ter um certificado digital, é importante saber que não há uma solução universal nesse sentido. Na verdade, há diferentes tipos de certificados, sendo cada um mais indicado para determinadas situações.
Conhecê-los, portanto, é fundamental para fazer a escolha adequada. Entre os tipos mais comuns estão:
E-CNPJ
Esse tipo de certificado funciona como se fosse uma espécie de CNPJ virtual. De maneira simplificada, ele serve para identificar a empresa digitalmente e também para garantir que o envio de informações aconteceu, realmente, por parte da empresa.
Esse tipo de certificado é exigido para transações como o envio das informações referentes às notas fiscais eletrônicas. Ele também é o certificado exigido para transmitir as informações do Sped Fiscal e das obrigações acessórias do negócio.
E-CPF
O e-CPF, por sua vez, funciona para identificar a pessoa física no universo digital. Isso se relaciona à empresa porque algumas declarações precisam ser enviadas por meio desse recurso, de modo a garantir a responsabilidade pelas informações.
De uma maneira geral, esse certificado é exigido para que sejam enviadas as informações referentes ao Sped Contábil. Assim, o e-CPF pode ser tanto do empresário como do contador, o que normalmente é mais comum.
O que mais é preciso saber sobre os certificados digitais?
Além das noções já mencionadas, é importante considerar os tipos de certificado de acordo com o tempo de validade. Nesse caso, eles se dividem em:
A1: certificado que tem a validade de um ano e que, por isso, é mais barato.
A3: certificado com validade de três anos e que vale mais a pena, considerando-se o valor relativo.
Com isso, um e-CNPJ A1 tem validade de um ano, enquanto um e-CNPJ A3 só precisa ser renovado dentro de um triênio.
Outra questão é o uso do certificado. Um de assinatura serve para garantir a idoneidade das informações transmitidas. Um de sigilo, por sua vez, ajuda a proteger as informações, enquanto um de tempo ou time stamping serve para garantir que haja um registro quanto às horas das operações realizadas.
Não menos importante é a forma de uso dessa solução. Os mais simples são instalados diretamente no computador, mas impedem que outros dispositivos utilizem os benefícios desse certificado.
Por outro lado, os mais complexos são armazenados em pendrives e tokens, o que permite que eles sejam usados com mais mobilidade e em equipamentos diferentes. Eles são mais caros, mas não fazem com que a empresa fique dependente apenas de uma máquina.
Sendo a sua empresa obrigada a adquirir um certificado do tipo, é fundamental analisar as características envolvidas nessa aquisição. O ideal não é se basear pelo preço e, sim, pelas características. Isso garante que o uso seja conveniente, facilitado e que realmente ajude o negócio a realizar as suas operações com sucesso.
Para saber se a sua empresa precisa ter certificado digital, é necessário, em primeiro lugar, reconhecer quais são os negócios obrigados a adquirir esse tipo de solução. Se a sua empresa realmente for obrigada a esse processo, é importante escolher o tipo mais conveniente para cada uso. Isso impede problemas com a fiscalização e o pagamento de multas que podem chegar a 20% do tributo devido à falta de envio de declarações.
